Zo’n 55 deelnemers waren op zaterdag 19 maart bij elkaar voor de eerste trainingsdag van het programma ‘Good governance’; een trainingsprogramma dat CGN heeft opgezet voor bestuurders met als doel om het bestuurlijke proces te versterken en de governance in de organisatie verder te verbeteren.
Het trainingsprogramma is onder andere bedoeld voor bestuurders van de stichtingen die de acht CGN-gemeenten vertegenwoordigen en bestuurders van vereniging Active. Het is een taak die zij vrijwillig vervullen naast hun dagelijkse werk. We zijn dankbaar voor zoveel vrijwilligers die zich willen inzetten voor de diverse besturen binnen de geloofsgemeenschap, en het trainingsprogramma is bedoeld om hen hierin te ondersteunen en te versterken.
Rol van bestuurder centraal
De rol van bestuurder stond deze dag centraal: waarom is er eigenlijk een bestuur en met welke juridische, organisatorische en strategische aspecten krijg je te maken? Waar kun je relevante wet- en regelgeving vinden? Wat zijn je verantwoordelijkheden als bestuur, hoe neem je besluiten, hoe leg je ze vast, en hoe leg je op een goede manier verantwoording af? Naast deze onderwerpen kwamen ook de verschillende bestuursvormen, bestuurssamenstelling, kerntaken van een bestuur en de taakverdeling aan bod.
Les van registeraccountant
Registeraccountant Drs. Jan Snoei was deze ochtend te gast en nam de bestuurders mee in de richtlijnen en aandachtspunten bij het opstellen van de jaarrekening en het bestuursverslag. Voor de stichtingsbesturen actuele materie, en een aantal specifieke vragen van de besturen over hun conceptverslagen konden dan ook meteen beantwoord worden. Ook was er aandacht voor actuele ontwikkelingen in de non-profit sector, en wie het nog eens rustig wil nalezen kon de brochure ‘Actuele ontwikkelingen filantropie’ mee naar huis nemen. Na de lunch volgde een werksessie waarin de deelnemers praktisch aan de slag gingen met hun jaarrekening en het bestuursverslag.
Opzet trainingsprogramma 2022
Deze trainingsdag was de eerste in een serie van vier trainingsdagen. Afgestemd op de planning en control cyclus van de besturen, komen ook tijdens de volgende trainingsdagen afwisselende bestuurlijke thema’s aan bod. Tussendoor krijgen de bestuurders voorbereidende vragen en ‘shots of inspiration’ met verdiepingsmateriaal toegestuurd, zodat de trainingsdagen optimaal benut worden.
“We houden er rekening mee dat de deelnemers heel diverse beroepsmatige achtergronden hebben,” vertelt Stefanie uit CGN Rotterdam, die betrokken is bij de opzet van het programma. Het team dat de training voorbereidt wil de bestuurlijke onderwerpen zo naar voren brengen dat die goed aansluiten bij waar de bestuurders in de praktijk mee te maken krijgen. “Daarbij willen we graag horen wat er leeft in de verschillende besturen en daarover in gesprek zijn. Ik denk namelijk dat ze elkaar ook heel goed kunnen helpen.”
Van elkaar leren
Al kennen de meeste bestuurders elkaar wel persoonlijk, toch leren ze elkaar op zo’n dag beter kennen in de hoedanigheid van collega-bestuurder. Tijdens de ochtendsessie verzorgde Stefanie enkele interactieve onderdelen en voor de lunchpauze moedigde ze de deelnemers aan om een wandelingetje te maken, samen met personen met een vergelijkbare functie in een ander bestuur. “Je kunt niet de hele dag stilzitten en kennis opnemen, dan komt de informatie niet voldoende aan,” zegt Stefanie. In de pauze trokken groepjes penningmeesters, secretarissen en voorzitters dan ook met elkaar op, voorzien van een lunchpakketje. “Het doel is dat ze met elkaar spreken over hoe je de dingen doet als bestuurder, in de rol je hebt, en hierop samen reflecteren.”
Handboek voor de CGN-gemeenten
In CGN Terwolde is sinds enkele maanden een werkgroep aan de slag met het project ‘Goed bestuur’. Doel daarvan is om inzicht te verkrijgen in relevante regelgeving en te borgen dat de stichting in alle opzichten ‘compliant’ is – dat wil zeggen, voldoet aan alle geldende wet- en regelgeving. De producten hiervan zijn een uitgewerkt planning & control proces en formats of voorbeelden van bestuursdocumenten. Bestuurslid Tineke vertelt: “Stichting CGN Terwolde is gevraagd om een pilotstichting te zijn voor dit project, en onze ervaringen zijn weer leerzaam voor de andere stichtingen. Naar aanleiding van de resultaten schrijven we een handboek dat elke stichting zelf kan vertalen naar een praktische invulling van wat goed bestuur betekent voor hun stichting. Ook schrijven we een beleidsplan en een bestuursverslag die de andere stichtingen als voorbeeld kunnen gebruiken.”
Nieuwsgierig zijn
Tijdens de ochtendsessie presenteerde Tineke een onderdeel namens de werkgroep van stichting CGN Terwolde, waarbij ze onder andere de leercurve van Maslow noemde: ook als bestuurder kun je op bepaalde gebieden ‘onbewust onbekwaam’ zijn, en door je bewust te worden van wat je nog te leren hebt (‘bewust onbekwaam’) kun je ernaar toewerken om ‘bewust bekwaam’, of zelfs ‘onbewust bekwaam’ te worden op onderwerpen die relevant zijn voor bestuurders.
“Wat bij mij bleef hangen van deze dag is het woord ‘nieuwsgierig’,” vertelt Tineke. “Voor de meeste mensen verschilt hun dagelijks werk veel van hun taken als bestuurder, voor mij ook – je doet het erbij in de avonduren. Ik ben me er veel meer van bewust geworden waar ik als bestuurder verantwoordelijk voor ben. Het is belangrijk om je te verdiepen in wat er speelt, en dan is het goed dat je nieuwsgierig bent hoe dingen in elkaar zitten, hoe het werkt, en het niet aan een ander overlaat. En als je iets niet weet, kun je het natuurlijk gewoon vragen.”
Een leerzame dag
“Het is een serieuze taak, dat is me deze dag extra duidelijk geworden,” zegt ook Mark, die sinds kort voorzitter is van stichting CGN Schermer. “We werden er feitelijk op gewezen welke delen van het wetboek waarop betrekking hebben, en welke verantwoordelijkheden je hebt. In de vragen die voorbijkomen hoor je dingen die ook bij ons in de gemeente spelen, en zo kun je leren van hoe andere besturen erover denken. Dat was heel leerzaam.”
Vervolg
Tijdens de afsluiting was er een evaluatieronde, waarin de deelnemers aangaven dat ze blij waren met de duidelijke informatie die op een afwisselende en interactieve manier werd gepresenteerd, en dat het nuttig was om ervaringen te delen tijdens de lunchwandeling. Met constructieve tips voor de volgende trainingsdag over ‘good governance’ die in mei staat gepland, kan het team weer verder om een interessant en leerzaam vervolg voor te bereiden waarbij onder andere het beleidsplan een onderwerp zal zijn.